La organización en el ministerio cristiano

 

Por Abdiel Morfa

 

El autor Guillermo Luna en su libro “Hacia una Administración Eficaz” nos dice: “Organización es el proceso de colocar hombres y mujeres dentro de una estructura,  para el logro de los objetivos expresados en el plan”.

Este concepto nos recuerda que el importante paso de la organización dentro del proceso administrativo define el “quién” se encargará de realizar cada tarea que ha sido debidamente planificada. Aunque debemos tener en cuenta, para que la organización sea completa, que una vez que hemos colocado hombres y mujeres dentro de la estructura para realizar cada tarea, es necesario establecer las interrelaciones entre cada una de las partes para evitar choques y malentendidos en el diario andar.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expresado podemos afirmar que para establecer una buena organización se necesita un objetivo que perseguir (el plan), voluntad para alcanzar dicho objetivo (el personal) y sabia dirección para hacerlo todo (las interrelaciones).

La organización dentro del ministerio cristiano ocupa un lugar sumamente importante. Tristemente algunos líderes en el pueblo de Dios rechazan la idea de planificar y organizar planteando que es algo puramente secular y empresarial que no debe ser usado en la iglesia. La realidad es que la Biblia contiene muchos ejemplos donde el principio de organización ocupo un lugar primordial. Podemos recordar el clásico encuentro entre Moisés y su suegro Jetro (Éxodo 18), Josué y la repartición de las tierras conquistadas (Libro completo), Nehemías (Libro completo), Cristo y sus discípulos (Mateo 9,10; 28:19-20), Los apóstoles y la elección de los 7 diáconos de la iglesia en Jerusalén (Hechos 6:1-7) y la alegoría de la Iglesia y el cuerpo humano (1ra Corintios 12), entre muchos otros.

Ante la importancia de este paso del proceso administrativo les comparto cuatro aspectos fundamentales de la organización. 

 

1.     En la buena organización existe una unidad de propósito

Noten que no decimos “existe un propósito”, sino “una unidad de propósito”. En muchas organizaciones, incluyendo las iglesias, los líderes principales definen y declaran por escrito un propósito para el grupo que presiden, lo colocan en un mural u otro lugar visibles y dan por sentados que ya todo el mundo lo va a interiorizar y a seguir. Sin embargo, la experiencia demuestra que esto no va a ocurrir necesariamente de una manera espontánea, sino que se requiere trabajar cuidadosa e intencionalmente en lograr que todos estén unidos bajo un mismo propósito o misión a alcanzar.

Algunas ventajas que ofrece la unidad de propósito son:

 

 

a.      Se reduce la frustración

Cuando no se tiene un propósito para alcanzar, trabajamos hasta el cansancio y nos parece que no avanzamos porque no sabemos con exactitud qué es lo que queremos lograr, lo cual sin duda produce frustración.

 

 

b.      Se propicia buen ánimo

 

Por una parte porque comenzaremos a ver resultados o frutos; por otra, porque todos estaremos unidos en un propósito común que nos permitirá animarnos unos a otros.

 

c.       Permite la concentración

 

Muchas veces queremos hacer ciento de cosas en un período de tiempo corto y al final no hacemos nada porque nos diluimos en demasiadas tareas. Con un propósito definido como grupo podemos estar claros en lo que verdaderamente debemos hacer y en lo que no es necesario estar haciendo.

 

d.      Nos ayuda a evaluar

 

Podremos saber entonces si estamos avanzando o no.

 

e.       Habrá más cooperación

 

Es cierto que cuando hay un propósito definido, hay también más motivación de parte de todos para cooperar con nuestras fuerzas, dones y recursos para alcanzar lo que el Señor nos ha mostrado.

 

 

2.     En la buena organización tiene que establecerse una unidad o cadena de mando

 

Establecer una estructura administrativa jerárquica bien equilibrada (no estamos hablando de jerarquía espiritual, ni de diferencia de condición delante de Dios, simplemente son términos técnico-administrativo).

 

Esta cadena de mando permitirá:

 

a.      Establecer niveles de supervisión

 

Es decir, definir con toda claridad “quién supervisa a quién y quién responde a quién”.

 

b.      Lograr un adecuado y funcional flujo de la información

 

c.       Evitar problemas de interrelación

 

Este punto generalmente se traduce con la siguiente expresión: “Ninguna persona debe tener 2 fejes o superiores a quien responder”.

 

 

3.     En la buena organización tiene que realizarse una división de trabajo

 

Estamos hablando de delegar responsabilidad y autoridad debidamente. Delegar es el proceso sobre la marcha, por medio del cual el administrador asigna responsabilidades y autoridad adicional a sus subordinados. Debemos aclarar que la delegación no es completa hasta que la persona a la cual se ha delegado no sienta la responsabilidad personal de las tareas que le han sido dadas.

 

a.      ¿Por qué delegar?

·           Porque facilita el trabajo del que dirige.

·           Porque aumenta la productividad.

·           Porque ayuda al desarrollo de líderes.

·           Porque nos ayuda a economizar tiempo para utilizarlo en cosas más importantes.        

·           Porque estimula la creatividad.

·           Porque estimula la motivación y desarrolla fidelidad con la organización.

 

b.      Principios del proceso de delegar

 

·         Debe delegar con una buena actitud, lo cual incluye motivar al subordinado a enfrentar la tarea.

·         Debe conocer hasta qué punto el subordinado está preparado para recibir la responsabilidad y autoridad necesaria para la tarea.

·         Debe invertir tiempo en orientar al subordinado para que pueda realizar lo mejor posible la tarea.

·         Evite usurpar la posición de su subordinado para dar instrucciones a las personas que se encuentran bajo la autoridad de él.

·         Tenga en cuenta que la autoridad otorgada a una persona debe estar en relación directa con el grado de sentido común y de dominio propio, así como el nivel de aprovechamiento manifestado por dicha persona (hay que evitar el error de conferir autoridad  a quien no ha aprendido a usarla).

 

 

4.     En la buena organización tiene que existir un principio de definición

 

Esto significa que todos deben estar bien claro en cada detalle de la tarea que les toca realizar. Cada miembro del personal debe conocer con exactitud cuál es su tarea, su grado de autoridad, a quien rinde informe y a quien debe supervisar, así como cuáles son sus límites.

 

Algunos aspectos importantes para aplicar este principio son:

 

·         Analizar con cada miembro del personal su responsabilidad y grado de autoridad.

·         Entregar por escrito todos los aspectos relacionados con su tarea (contenido de trabajo, horarios, deberes y derechos, entrega de informes, meta y objetivos, entre otros).

·         Elaborar un documento que recoja todos los detalles del funcionamiento de la iglesia en el aspecto administrativo-ministerial. (algunos le han llamado “Protocolo de Funcionamiento”, “Catálogo de la Organización”, “Manual de la Institución”, etc.).

·         Plasmar todo esto en un “Organigrama Funcional”. Los organigramas son esquemas que muestran las principales funciones y sus relaciones con el tejido operacional del conglomerado; señalando además los canales de autoridad formal y las relativas. Estos pueden dividirse convencionalmente en: (1) Organigramas Maestros: Muestran toda la estructura de la organización formal. (2) Organigramas Complementarios: Describen con más detalles un aspecto o departamento de la organización. También en cuanto a las diferentes formas de su diseño pueden ser “de arriba hacia abajo”, “de izquierda a derecha”. “circulares”, etc.

 

En resumen, la organización como paso del proceso administrativo es de vital importancia para el ministerio cristiano. Tenga en cuenta lo expresado en este artículo en pro de una organización más efectiva en el ministerio que Dios le ha llamado a realizar. Bendiciones.