La reunión administrativa eficaz
Las reuniones administrativas, llamadas en algunos contextos “juntas de negocios”, revisten una gran importancia para las iglesias que poseen un gobierno congregacional. Es por este medio que todos los miembros pueden ejercer su voz y su voto en la toma de decisiones que competen a toda la grey. En otras palabras, el ejercicio de este derecho es otra de las maneras en que cada creyente puede contribuir al cumplimiento de las funciones y la misión de su iglesia.
Lamentablemente en las reuniones administrativas no siempre se respira el ambiente entrañable que debería existir. Por tal razón, muchos miembros en las iglesias han perdido interés en participar en tan importantes reuniones. Ante esta realidad algunos pastores e iglesias han optado por separar lo más posible en el tiempo una reunión de otra. Otros más radicales han eliminado las reuniones administrativas congregacionales, sustituyéndola por equipo de líderes o comisiones que se encargan de tomar todas las decisiones. Al respecto deseo aclarar que las comisiones o equipos de trabajo siempre han formado parte del quehacer de las iglesias de gobierno congregacional, pero estos subgrupos son nombrados o comisionados por la congregación reunida en asamblea para viabilizar el trabajo, no para sustituir las funciones de la misma.
Es necesario plasmarle una atmosfera espiritual a las reuniones administrativas
Además del corto devocional que habitualmente se tiene al principio de nuestras reuniones administrativas (oración, lectura de la Biblia y breve comentario del pasaje), otras cosas que se pueden hacer en este sentido son:
Trasmitir a la congregación por
todas las vías posibles una nueva perspectiva de estas reuniones. O sea, que
cada miembro llegue a interiorizar que las reuniones administrativas forman
parte del programa de la iglesia, por lo que no puede ser menos espiritual que
un culto de adoración.
Destacar el estrecho vínculo
de estas reuniones con la misión del cuerpo de Cristo. La relación con la
misión viene dado por el hecho de que las reuniones administrativas deben
convertirse en un canal para promover, orientar, canalizar y supervisar el cumplimiento
de la misión de la iglesia, en lugar de dedicar el tiempo a discutir asuntos triviales
que nos dividen y hacen perder el tiempo. Los asuntos menos importantes, y que
tienden a causar discusiones innecesarias, deben delegarse a las comisiones,
equipos de trabajos de los ministerios o cualquier otro subgrupo que pueda
resolverlos en un círculo más íntimo.
Eliminar el uso de estas
reuniones para tratar conflictos personales entre miembros o “grupitos” dentro
de la iglesia. Los asuntos personales deben resolverse entre los implicados,
con la mediación del pastor y/u otros miembros maduros si fuere necesario, pero
debe evitarse que temas tan delicados sean discutidos públicamente. Las reuniones
administrativas como su nombre lo indica son para administrar los asuntos del
reino de Dios que competen a todos los miembros. Esto puede tomarse como un
acuerdo de la iglesia para la salud espiritual de la misma. Confieso que poner
en práctica este consejo me ha dado muy buenos resultados en mi propio
ministerio pastoral.
Dirigir la reunión
administrativa después de haber dedicado tiempo a buscar la dirección de Dios
en oración. Esta previa preparación espiritual va a influir sin duda en
mantener un espíritu humilde, sobrio, amable y cordial, tan necesarios para que
reine un ambiente espiritualmente sano. El pastor debe ser siempre un
pacificador en medio de todo debate, mientras busca lo que sea mejor para el
avance del evangelio de Cristo.
Es necesario que en la reunión todos tengan la posibilidad de hacer uso de la palabra, pero debe mantenerse el tono amoroso y respetuoso que corresponde a hermanos en Cristo
Este principio debe aclararse a la congregación antes de comenzar la reunión. Si alguien en su intervención pasa por alto esta norma, el pastor afablemente debe llamar al orden y detener momentáneamente el curso de la intervención en caso de alguna actitud irrespetuosa. Es importante que el ofensor se retracte de lo dicho, o de la forma incorrecta en que se expresó, y pedir perdón a los agraviados antes de continuar la reunión. Este procedimiento es necesario para llamar a disciplina a quiénes no respetan el orden, dar una lección para todos de la actitud correcta al intervenir frente a la iglesia y para evitar que los ánimos se caldeen.
Es necesario evitar el
debate descontrolado y la polarización de posiciones, más bien debe llegarse a
un consenso que represente lo mejor para el reino de Dios
Si el debate no está contribuyendo a encontrar la solución y comienza a escapare de la mano, el pastor con sabiduría debe proponer dejar el asunto sobre el tapete para otra reunión con el propósito de orar más en busca de la dirección de Dios. La realidad es que cuando un asunto no está maduro para aprobarse en mejor posponerlo hasta que el Espíritu Santo ayude a la mayoría a entender la necesidad del mismo. Tenemos que aprender a esperar en el tiempo de Dios, porque sólo así un asunto será de bendición y avance para la iglesia.
Otros consejos útiles que pueden contribuir al buen espíritu y la efectividad de las reuniones administrativas son
Asignar a la reunión un buen
lugar en el calendario que sea favorable a la mayoría.
Evitar que sea el apéndice
de otra reunión como si fuera algo de poca importancia.
Lograr efectuarla en un
tiempo prudencial para que no sea demasiado extensa.
Comenzar presentando una
agenda bien clara y ordenada.
Conocer al presidir lo más elemental
de las reglas parlamentarias (aunque el uso de estas es más necesaria en
congregaciones numerosas que en las pequeñas).
Incluir aspectos claves como un pequeño devocional, lectura del acta anterior y su aprobación por la
iglesia, tiempo de informes de las diferentes áreas y ministerios (deben ser
claros y honestos en todos los asuntos que se requiera, y especialmente el
informe de tesorería con toda transparencia)
Presentar
asuntos generales o de agenda (Son los de mayor importancia y debe ser traídos
por el pastor mismo, aunque puede auxiliarse de algún otro hermano relacionado
con el tema. La mayoría de estos puntos han sido analizados por el equipo pastoral).
Presentar asuntos varios (Debe
confeccionarse la agenda de asuntos varios previos al comienzo de la discusión
del primero. Debe tenerse definido hasta que nivel de complejidad se considera
un asunto vario. Debe tenerse cuidado con los “asuntos bombas” -temas complejos y delicados que pueden
producir una reacción adversa en la congregación-. Se recomienda que la iglesia
tenga acordado que todo asunto delicado sea tratado previamente con el pastor
y/o su equipo antes de llevarlo a la asamblea).
Recapitular al final de la reunión los acuerdos tomados, asegurándose que ha
quedado claro la forma y personas que lo llevarán a su cumplimiento.
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