7 consejos para la efectividad de las reuniones en el equipo de trabajo

Por Abdiel Morfa

Las reuniones de los equipos de trabajo han perdido notoriedad en casi todos los ámbitos. Las mismas se han convertido una especie de “mal necesario”, algo aburrido o una tarea rutinaria que cumplir. Esta realidad repercute directamente en la efectividad del trabajo que realiza el equipo. La buena noticia es que no estamos condenados a seguir realizando reuniones que nos dejen tan mal sabor. Debemos aspirar a lograr reuniones efectivas que se caractericen por propiciar un buen ánimo entre los integrantes, que al salir de ellas estemos llenos de motivación, nuevos retos, nuevas ideas y un compañerismo más estrecho con el resto de los miembros de nuestro equipo.   

 En pro de caminar en esta dirección, pongo a vuestra consideración estos 7 consejos que me han sido útiles por años en mi trabajo:

1.      Prepare cuidadosamente la reunión

    Aunque parezca increíble, muchos líderes dirigen las reuniones improvisando en el momento. Es importante llegar a la reunión con el tema que corresponde bien definido, con los objetivos que queremos lograr bien claros y propuestas bien analizadas.  

2.     Invite solamente a las personas que deben estar en la reunión

    Comúnmente las personas ajenas a nuestro equipo vienen desenfocadas, interrumpen innecesariamente y no dan lo que se esperaba de ellas. No obstante, pueden invitarse  a personas que no forman parte del grupo, pero asegurándonos que representan un aporte al tema del día. 

3.     Entregue una agenda impresa, o proyéctela ante todos, de los puntos a tratar en la reunión   

     Esto ayudara a mantener el tema de la reunión en perspectiva. Especialmente en las culturas cálidas relacionales como la hispana, la tendencia es a tener un exceso de participación. Esto nos desvía del tema una y otra vez, pero al tener una agenda clara, será más fácil regresar al punto de origen. También ayudará a los integrantes a emitir opiniones más acertadas y se aproveche mejor el tiempo.

4.     Evite todo lo más posible las interrupciones

 Sin dudas, las interrupciones nos desconectan del tema y nos roban el tiempo destinado a la reunión. Por esa razón, debemos escoger el lugar con este tema en mente. También debemos fijar de ante mano la conducta a seguir ante las interrupciones.

5.     Haga todo lo posible por comenzar y terminar a tiempo

    Tenemos la tendencia en nuestra cultura de premiar a los que llegan tarde, pues esperamos por los más atrasados para comenzar. La reunión debe darse dentro de un tiempo específico, pues cuando se vuelven interminables no estamos respetando el tiempo de los demás y posiblemente perderán interés de volver a participar en las mismas. 

6.     Llegue a conclusiones concretas

    Nada es más frustrante que participar en una reunión y no llegar a concretar nada. Cuando todos hablan, pero nada se decide, nos deja la sensación de una gran pérdida de tiempo. Si esto se convierte en la norma, pronto comenzarán a dejar de asistir sus integrantes. Sin embargo, lo contrario también es cierto, pues cuando las reuniones avanzan y llegamos a cuerdos que hacen funcionar la organización, seguramente podremos contar con la cooperación de todos los miembros.

7.     Asegúrese que lo acordado llegue a su feliz cumplimiento

    Si tomamos buenos acuerdos, pero nunca se concretan en la práctica, igualmente será decepcionante y la organización no avanzará mucho en el cumplimiento de sus objetivos.

Estos sencillos y prácticos consejos para mejorar las reuniones, son perfectamente aplicables a los equipos ministeriales que desarrollan el trabajo en la iglesia. Mejorar la calidad de las reuniones de los equipos en el ministerio cristiano, es mejorar la efectividad del cumplimiento de la misión que Cristo encomendó a sus seguidores.   

Nos gustaría que nos dejara un comentario para continuar mejorando juntos la efectividad ministerial.